10 Time Management टिप्स आपको कोई नहीं सिखाता
TIME प्रबंधन वास्तव में कोई ऐसी चीज़ नहीं है जो हम स्कूल में सीखते हैं।
हो सकता है कि यदि आप कॉलेज गए हों तो आपका इससे परिचय हो गया होगा। लेकिन अधिक संभावना यह है कि आपको केवल रेड बुल और टेकआउट ईंधन वाले ऑल-नाइटर्स के परिणाम के साथ व्याख्यान और कोर्सवर्क करने के लिए
छोड़ दिया गया था क्योंकि आपने अपना पेपर पूरा करने के लिए सख्त संघर्ष किया था।
काम पर क्या होगा? निश्चित रूप से वे इस प्रश्न का उत्तर देंगे कि मैं आपके 9 से 5 बजे के TIMEका बेहतर उपयोग कैसे कर सकता हूँ। मेरा मतलब है कि यदि आप अपने TIME का बेहतर प्रबंधन करेंगे तो इससे उन्हें लाभ होगा…
लेकिन समस्या यह है कि, उस बिंदु तक, वे आपसे जानने की अपेक्षा करते हैं।
और इसलिए आप बिना किसी के इस प्रश्न का उत्तर दिए वयस्क बन सकते हैं कि आप TIME MANAGEMENT करना कैसे सीखते हैं!
आप वयस्क हो सकते हैं और आपको पता नहीं है कि वास्तव में उन्मत्त कामकाजी स्प्रिंट के अलावा कुछ भी कैसे किया जाए जो आपको थका हुआ और खाली छोड़ देता है।
TIME MANANGEMENT का महत्व
उर्फ, क्या TIME का प्रबंधन करना चाहिए?
क्योंकि अभी मुझे पता है कि आप में से कुछ लोग दबी जुबान में बड़बड़ा रहे हैं कि आपको सहज रहना पसंद है।
आप प्रवाह के साथ चलना पसंद करते हैं और ईमानदारी से कहें तो, आपका सबसे अच्छा काम पूरी रात में किया जाता है जब TIME सीमा केवल पांच घंटे दूर होती है, सुबह के तीन बज चुके होते हैं और वास्तव में, आपके पास अभी भी नौ घंटे
का काम बाकी होता है।
लेकिन मैं इसे बकवास कह रहा हूं।
क्योंकि शुरुआत करने के लिए कोई भी (और मेरा मतलब है कि कोई भी नहीं) उत्पादक होता है या जब वे नींद में होते हैं तो अपना सर्वश्रेष्ठ काम करते हैं।
किसी को भी नहीं।
और दूसरी बात, अपने TIME की योजना बनाने और उसका प्रबंधन करने से आपके जीवन में अधिक सहजता आती है।
दृश्य का चित्रण करें. यह शुक्रवार की दोपहर है और आपका मित्र आपको संदेश भेजकर पूछता है कि क्या आप काम खत्म करने के बाद सप्ताहांत में पड़ोसी राज्य की यात्रा पर जाना चाहते हैं।
हाँ, आपको लगता है, आपको इस तरह की यादृच्छिक सड़क यात्राएँ पसंद हैं। लेकिन फिर आपको वह प्रस्तुति याद आती है जो आपको सोमवार को देनी होती है, वास्तव में वह अत्यंत महत्वपूर्ण प्रस्तुति जो आपको सोमवार को देनी होती है।
जिस पर आपको पूरे सप्ताह काम करना था, लेकिन इसके बजाय आप टालमटोल करते रहे और लापरवाही बरतते रहे।
आप माफ़ी कहते हुए वापस संदेश भेजते हैं लेकिन आपको काम करना होगा। सारा सप्ताहांत।
यदि आपने अपने TIME की बेहतर योजना बनाई होती और वास्तव में अपना काम निर्धारित TIMEपर पूरा कर लिया होता तो आप अपनी अप्रत्याशित सड़क यात्रा पर होते।
इसके बजाय, आप प्रेजेंटेशन खत्म करने के लिए पूरे सप्ताहांत अपने अपार्टमेंट में बैठे रहते हैं और FOMO से पीड़ित होते हैं क्योंकि आप उन तस्वीरों को देखते हैं जो आपके दोस्तों ने सहज सड़क यात्रा पर ली थीं, आपको उन पर जाने में
सक्षम होना चाहिए था, लेकिन ऐसा नहीं हो सका क्योंकि आपने अपना TIMEप्रबंधित नहीं किया…
मैं अपने TIME का अधिकतम लाभ कैसे उठा सकता हूँ?
ठीक है, अब आप आश्वस्त हो गए हैं कि अपने TIMEका प्रबंधन करना वास्तव में बहुत महत्वपूर्ण है, आइए इस बारे में बात करें कि अपने TIMEका अधिकतम लाभ कैसे उठाया जाए और इसके लिए दो अवधारणाएँ बिल्कुल महत्वपूर्ण हैं।
कठोर परिश्रम की जगह बुद्धिमानी से काम करो
व्यस्तता का महिमामंडन न करें
ये अवधारणाएँ एक-दूसरे के साथ गुंथी हुई हैं और हालाँकि उनका बिल्कुल एक ही मतलब नहीं है, फिर भी उनका अंतिम परिणाम एक ही है।
हमारे समाज में हमें किए गए काम की मात्रा या किए गए घंटों के मुकाबले हमारे द्वारा उत्पादित परिणामों के लिए भुगतान किया जाता है।
उदाहरण के लिए, मान लें कि आप किसी कार्यालय में किसी कानूनी कंपनी के लिए सामान्य प्रशासन का काम करते हैं। आप संभवतः ऐसे वेतन पर होंगे जिसके लिए आपको सुबह 8:30 बजे से शाम 5:30 बजे तक कार्यालय में रहने के लिए
अनुबंधित किया गया है।
तो भले ही आप अपना काम एक घंटे में पूरा कर सकते हैं या आप बिल्कुल बेकार हैं और पूरे दिन कुछ नहीं करते हैं, आपको अभी भी उन घंटों के लिए भुगतान मिलेगा जो आप वहां रहे हैं और व्यस्त दिखे हैं।
चूँकि हममें से बहुत से लोग कार्यस्थल पर इसका अनुभव करते हैं इसलिए हम इस मानसिकता को अपने जीवन के सभी क्षेत्रों में अपना लेते हैं।
व्यस्त रहने पर ध्यान केंद्रित करें, न कि उन परिणामों पर जो हमें मिल रहे हैं।
लेकिन यह हमारे TIMEका सदुपयोग नहीं है.
क्योंकि आप दिन-ब-दिन पूरी तरह से थके हुए और थके हुए महसूस करते हुए बिना सिर वाले मुर्गे की तरह इधर-उधर दौड़ते रह सकते हैं, लेकिन जीवन में कभी कहीं नहीं पहुंच पाते।
इसलिए अपने TIMEका अधिकतम लाभ उठाने के लिए आपको व्यस्त रहना छोड़कर बेहतर तरीके से काम करना शुरू करना होगा, न कि अपने परिणामों की गिनती करते हुए कि आप कितने घंटे काम कर रहे हैं।
बेशक मैं समझता हूं कि कुछ स्थितियों में (जैसे कि काम पर जब आपको सुबह 8:30 बजे से शाम 5:30 बजे तक कार्यालय में रहना होता है) आप बस वह काम नहीं कर सकते जो आपको करने की ज़रूरत है और चले जाएं।
लेकिन इन अवधारणाओं को जितना संभव हो सके अपने जीवन के विभिन्न हिस्सों में ले जाने का प्रयास करें और देखें कि आपके पास कितना अधिक खाली TIMEहै!
मैं कम TIMEमें अधिक कैसे कर सकता हूँ?
अब हम अधिक व्यावहारिक चीज़ों पर आते हैं।
यदि आपने कभी यह प्रश्न पूछा है कि मैं कम TIMEमें अधिक कैसे कर सकता हूँ, तो निस्संदेह आपको ऐसा महसूस हुआ होगा कि आपके पास पर्याप्त TIMEनहीं है।
कुछ कहे बिना ही रह जाता है, है न?
तो सबसे पहले हमें बात करने की ज़रूरत है कि एक सप्ताह में 168 घंटे होते हैं।
मान लीजिए कि आप हर रात आठ घंटे सोते हैं जो कुल मिलाकर 56 घंटे है, तो अब आपके पास 112 घंटे बचे हैं।
औसत व्यक्ति (और यदि आपने वास्तव में ईमानदारी से अपना TIMEट्रैक किया है तो वह शायद आप ही हैं) काम करने और काम पर आने-जाने में लगभग 45 घंटे बिताता है, इसलिए अब आपके पास 67 घंटे बचे हैं।
साथ ही, आइए तैयार होने, खाने आदि जैसी चीजों के लिए प्रति दिन अतिरिक्त दो घंटे जोड़ें, ताकि प्रति सप्ताह 14 घंटे हो जाएं।
और उसके ऊपर, सफाई, कपड़े धोने आदि के लिए हर दिन अतिरिक्त डेढ़ घंटे, यानी प्रति सप्ताह 10.5 घंटे।
आपके पास अभी भी प्रति सप्ताह 42.5 घंटे बचे हैं।
यह एक और पूर्णकालिक नौकरी करने के लिए पर्याप्त TIMEहै।
मैं यहां जो बात कहने की कोशिश कर रहा हूं वह यह है कि अगर इसे ठीक से प्रबंधित किया जाए तो आपके पास वास्तव में पर्याप्त TIME होता है।
TIME प्रबंधन रणनीतियाँ
1 – कार्य योजनाओं के साथ लक्ष्य निर्धारित करें
यदि आप नहीं जानते कि आप क्या हासिल करने की कोशिश कर रहे हैं (अपना लक्ष्य) तो आपको अपने लक्ष्य तक पहुंचने में मदद करने के लिए रणनीतिक रूप से अपने TIMEकी योजना कैसे बनानी चाहिए?
और यदि आप नहीं जानते कि कौन से कार्य आपको अपने लक्ष्य तक पहुँचने में मदद करने वाले हैं, तो फिर, आपको अपने लक्ष्य तक पहुँचने में मदद करने के लिए अपने TIMEकी योजना कैसे बनानी चाहिए…
यह काम करने वाला ही नहीं है.
सौभाग्य से मैंने एक पोस्ट लिखी जिसमें स्पष्ट रूप से बताया गया है कि लक्ष्य कैसे निर्धारित करें और कार्य योजनाएँ कैसे बनाएं, जिसका अर्थ है कि उन लक्ष्यों को हासिल करना पार्क में टहलने जैसा है।
2- प्राथमिकता दें
आपको प्राथमिकताएँ तय करना सीखना होगा।
हालाँकि, जैसा कि पहले दिखाया गया है, वास्तव में आपके पास जितना आपने शुरू में सोचा था उससे कहीं अधिक TIME है, फिर भी सब कुछ करने के लिए पर्याप्त TIME नहीं है।
मेरी एक पसंदीदा व्यक्तिगत वित्त ब्लॉगर पाउला पंत के पास पैसे के बारे में एक अद्भुत उद्धरण है:
“आप कुछ भी खरीद सकते हैं, लेकिन सब कुछ नहीं।”
खैर, मुझे लगता है कि यही बात TIME पर भी लागू होती है…
आपके पास कुछ भी करने का TIME है, लेकिन सब कुछ नहीं।
और इसलिए प्राथमिकता देना महत्वपूर्ण हो जाता है।
बेशक, प्राथमिकता देना आसान नहीं है, अक्सर आपको ऐसी किसी चीज़ के बीच चयन करना पड़ता है जिसे आप करना चाहते हैं जो बेहद मज़ेदार हो और जो आपको आपके लक्ष्यों के करीब ले जाए। लेकिन यह सीखने लायक कौशल है।
3 – एक कार्य सूची रखें
या इससे भी बेहतर एक मास्टर टू-डू लिस्ट सिस्टम!
आपको अपने जीवन में जो कुछ भी करना है उस पर नज़र रखने का एक तरीका चाहिए और ईमानदारी से कहूं तो, मैंने हमेशा कार्यों की सूची को सबसे आसान और सबसे प्रभावी तरीका पाया है।
पहिये को फिर से आविष्कार करने की कोई ज़रूरत नहीं है, हाँ!
4 – कार्य शेड्यूल करें
मेरी व्यक्तिगत पसंदीदा विधि के साथ: TIMEअवरोधन!
याद रखें जब आप स्कूल में थे और आपको ठीक-ठीक पता था कि आपको क्या करना है और कब, और, कम और देखो, जो चीजें आपको करने की ज़रूरत थी (उर्फ सीखना) वास्तव में पूरी हो गईं।
ऐसा इसलिए है क्योंकि आपके पास एक शेड्यूल था जिसका आपको पालन करना था – आपकी TIMEसारिणी।
बेशक, जब आप वयस्क हो जाते हैं तो कोई भी आपके लिए शेड्यूल बनाने की जहमत नहीं उठाता। मेरा मतलब है कि शायद कोई आपसे सुबह 9 बजे से शाम 6 बजे के बीच काम पर उम्मीद करेगा लेकिन इसके अलावा आपका TIMEआपका अपना है।
और यहीं से चीज़ें थोड़ी ग़लत होनी शुरू हो सकती हैं। क्योंकि जब आप बच्चे थे, उसके विपरीत अब आपके पास जिम्मेदारियाँ हैं जिनका आपको अपने अनिर्धारित TIMEमें ध्यान रखने की आवश्यकता है…
इतना ही कहना है, यदि आप वास्तव में काम पूरा करना चाहते हैं तो आपको ऐसा करने के लिए एक शेड्यूल बनाने की आवश्यकता होगी।
सुबह 10 से 11 बजे के बीच गणित की बजाय शाम 6.30 से 7 बजे तक घर की सफाई की जा सकती है…
नीचे दिए गए वीडियो में वह सब कुछ बताया गया है जो आपको अपने जीवन में TIMEअवरोधन लागू करने के लिए जानना आवश्यक है।
5 – कार्य सौंपें
हमारी सूची में अंतिम, मुख्य TIMEप्रबंधन रणनीति प्रतिनिधिमंडल है, क्योंकि किसी बिंदु पर आपकी थाली में उससे बहुत अधिक काम होगा जितना आप शारीरिक रूप से कर सकते हैं।
और फिर आपको प्रत्यायोजित करने की आवश्यकता होगी.
निःसंदेह, मैं आपको यह सलाह नहीं देता कि जब तक आप वास्तव में सब कुछ पूरा नहीं कर लेते, तब तक काम सौंपना बेहतर है *इससे पहले* कि आप अपने कार्यों की सूची में डूबना शुरू कर दें।
अब मुझे पता है कि बहुत से लोगों को प्रतिनिधिमंडल को लेकर एक बड़ी समस्या है, और यदि वह आप हैं तो मुझे यकीन है कि आपके मन में पहले भी ऐसा विचार आया होगा:
जब मैं कार्यों को सौंपता हूं तो उस व्यक्ति ने जो कुछ भी किया उसे ठीक करने में इतना TIMEखर्च करता हूं कि इससे मेरा TIMEनहीं बचता है इसलिए इसका कोई मतलब नहीं है!
मैं आपके साथ ईमानदार रहूँगा, यदि आपके साथ यही समस्या है तो आप उस व्यक्ति को प्रशिक्षित नहीं कर रहे हैं जिसे कार्य को अच्छी तरह से करने की आवश्यकता है।
मुझे इसकी परवाह नहीं है कि क्या वह काम पर आपका कर्मचारी है या जब आप अपने बेटे को अपने कपड़े धोने के लिए कहने की कोशिश कर रहे हैं, यदि कार्य पर्याप्त रूप से अच्छी तरह से नहीं किया गया है तो आपने उन्हें पर्याप्त रूप
से प्रशिक्षित नहीं किया है।
वह या आपके मानक बहुत ऊँचे हैं।
इसलिए पहले वास्तव में अपने मानकों के बारे में सोचें। मैं जानता हूं कि हम सभी के पास काम करने के कुछ निश्चित तरीके होते हैं और हम चीजों को हमारे तरीके से करना पसंद करते हैं, लेकिन क्या इससे वास्तव में कोई फर्क पड़ता
है कि आपका बेटा अपने कपड़े टम्बल ड्रायर में ले जाने से पहले रात भर वॉशर में छोड़ देता है?
मेरा मतलब है कि उसे ही थोड़े नम गंध वाले कपड़ों से निपटना होगा, आपको नहीं, और शायद यह ऐसी चीज़ नहीं है जो उसे चिंतित करती हो…
यदि आपको लगता है कि आपके मानक स्वीकार्य हैं, तो आप संभवतः बहुत देर से कार्य सौंप रहे हैं, जिसका अर्थ है कि आपके पास उस व्यक्ति को वास्तव में यह सिखाने के लिए पर्याप्त TIMEनहीं है कि कार्य कैसे करना है।
*इससे पहले* काम सौंपना शुरू कर दें कि आपके पास करने के लिए बहुत कुछ है ताकि आप यह सुनिश्चित करने में TIMEबिता सकें कि आपका बेटा यह समझ सके कि उसे अपनी फ़ुटबॉल किट को अपने स्कूल के कपड़ों से अलग
धोने की ज़रूरत क्यों है…
प्रत्यायोजन एक महत्वपूर्ण TIMEप्रबंधन कौशल है जिसे अक्सर नजरअंदाज कर दिया जाता है, लेकिन यदि आपको वास्तव में कम TIMEमें अधिक काम करने की आवश्यकता है, तो प्रत्यायोजन आपके लिए सबसे अच्छा विकल्प है।
6 – पोमोडोरो तकनीक
यह एक छोटा सा विलंब विनाशक है, जिसे तब क्रियान्वित करने के लिए उपयुक्त है जब आपके सामने कोई बहुत बड़ा कार्य हो (जैसे कि एक मोटा कागज जो बकाया हो) लेकिन आप आरंभ नहीं कर पा रहे हों (संभवतः इसलिए कि आप कार्य की व्यापकता से अभिभूत हैं…)
आपको बस 25 मिनट तक काम करने के लिए प्रतिबद्ध होना है (एक टाइमर सेट करें), फिर आपको 5 मिनट का ब्रेक मिलेगा और फिर 25 मिनट के लिए काम करना होगा।
यह मूर्खतापूर्ण सरल लगता है, लेकिन अपने आप को केवल 25 मिनट के लिए काम करने के लिए राजी करना वास्तव में काफी आसान है, खासकर ब्रेक के लालच में!
7 – कभी भी मल्टीटास्क न करें
मुझे पता है, मुझे पता है, हम यह मानते हुए बड़े हुए हैं कि मल्टीटास्किंग एक अच्छी बात है, लेकिन शोध से पता चलता है कि मल्टीटास्किंग जैसी कोई चीज नहीं है, यह एक मिथक है।
इसके बजाय, हम वास्तव में कार्यों के बीच स्विच कर रहे हैं, और हर बार जब हम स्विच करते हैं तो हमें फिर से ध्यान केंद्रित करना पड़ता है।
यह हमसे स्विचिंग लागत लेता है, जिसका मूल रूप से मतलब यह है कि जब भी आप कार्य बदलते हैं तो आप कार्य पर वापस ध्यान केंद्रित करने में कुछ TIMEखो देते हैं।
आपने अपने दैनिक जीवन में इस पर जरूर गौर किया होगा, जैसे क्या आपने कभी टीवी देखते हुए कोई पेपर या रिपोर्ट लिखने की कोशिश की है। यदि आप केवल पेपर लिखें तो इसमें कम से कम दोगुना TIMEलगेगा।
इसलिए मल्टीटास्किंग बंद करें. एक TIMEमें एक ही काम पर ध्यान केंद्रित करें और बस उसे पूरा करें।
8 – विकर्षणों को कम करें
मुझे पता है, यह बहुत स्पष्ट लगता है।
लेकिन हे भगवान, हममें से कितने लोग ऐसा नहीं करते।
दरअसल, जब मैं यह लिख रहा हूं तो मेरा ध्यान इस बात से भटक रहा है कि मेरी डेस्क कितनी गंदी है। असफल।
इसलिए कुछ TIMEलें और अपने ध्यान भटकाने वाली चीजों से छुटकारा पाएं, चाहे वह गंदगी हो, टीवी की तेज आवाज हो या आपका कुत्ता सौवीं बार बाहर उस गिलहरी पर भौंक रहा हो।
समस्या से निपटें और अपनी उत्पादकता में वृद्धि देखें।
9 – सिर्फ शुरुआत पर ध्यान दें
यदि आपको भी मेरी तरह काम टालने में कठिनाई होती है…
जैसा कि आप नियमित रूप से तीन घंटे बेकार यूट्यूब वीडियो देखने में बिताते हैं और आपको यह एहसास होता है कि आप काम में तीन घंटे पीछे हैं और यह सब करना अब असंभव होगा जब तक कि आप आज रात सोने की जहमत नहीं उठाते।
तब आप बुरी तरह उदास हो जाते हैं और रोने लगते हैं, और अंत में, बहुत अधिक नींद न लेने के तीव्र भय के अलावा कुछ भी नहीं करके काम पर लग जाते हैं।
हाँ कुछ इस तरह से…
वैसे भी, यह छोटी सी तरकीब निश्चित रूप से मदद करेगी क्योंकि इसने मुझे अनगिनत बार उपरोक्त स्थिति से बचने में मदद की है।
बस शुरू करने पर ध्यान केंद्रित करें, फिर अगला इंच और अगला इंच करें। आगे मत देखो और पूरे बड़े प्रोजेक्ट को मत देखो, बस अगले छोटे, छोटे कदम पर ध्यान केंद्रित करो जो तुम्हें उठाना है।
यह काम करता है।
10 – ब्रेक लें
आप सब यह कोई रॉकेट विज्ञान नहीं है।
यदि आप थके हुए हैं, थके हुए हैं या दो घंटे से अधिक TIME से काम कर रहे हैं तो आपको ब्रेक लेने की जरूरत है।
विज्ञान तो यही कहता है. हालाँकि आपका ब्रेक कितने TIME का होना चाहिए और कितनी बार होना चाहिए, इसका डेटा थोड़ा अस्पष्ट है, लेकिन वे सभी इस बात से सहमत हैं कि केंद्रित काम वह है जहाँ आपकी उत्पादकता होती है, और
बार-बार ब्रेक केंद्रित काम को बढ़ावा देता है।